Uživatelské email

Úvod

V této části se dozvíte, jaké e-maily vám systém může automaticky zasílat, kdy je odesílá a jak vypadají.

Automaticky odesílané e-maily

Systém automaticky odesílá různé informační e-maily, které uživateli pomáhají mít přehled o aktuálním dění – od pravidelných reportů operací a skladových zásob až po upozornění na nové objednávky, chyby při exportu nebo nízký kredit. Každý e-mail má svůj konkrétní účel, čas odeslání a podmínky, za kterých je odeslán. Uživatel si může jednotlivé notifikace nastavit podle svých potřeb – například zvolit, které reporty chce dostávat, v jaké frekvenci a na jaké adresy mají být doručovány.

Níže je uveden kompletní přehled všech typů automatických e-mailů, které systém odesílá, včetně jejich popisu, ukázky a času odesílání.

Seznam automatických e-mailů

Název	Čas odeslání	Popis
Měsíční report operací	1× měsíčně	Pravidelný report operací za uplynulý měsíc, přehledně seskupený dle typu operace.
Dodací list	Po potvrzení operace	Odesílá se po potvrzení operace jako příloha s dodacími údaji.
Denní report operací	Denně	Obsahuje přehled všech operací potvrzených během dne.
Denní report dopravy	Denně	Report operací rozdělený dle dopravce a typu doručení.
Export operace – rozdílovka	Po exportu operací	Odesílá informace o exportovaných operacích a jejich produktech. (Pouze pro některé napojení)
Export operace – rozdílovka (jen chyby)	Po exportu operací	Odesílá přehled operací, u nichž při exportu došlo k chybám, včetně detailu produktů a chybových hlášek. (Pouze pro některé napojení)
Export operace – vše	Po exportu operací	Kompletní export všech potvrzených operací.
Nová objednávka	Při uložení nové operace	Informuje o nové objednávce uložené do systému („New operations“).
Import notification	Po dokončení importu	Informuje o nově importovaných souborech nebo objednávkách.
Nový produkt	Po vytvoření nové skladové karty	Informuje o nově vytvořené položce v systému.
Sklad – aktuální stav se započtením prodejů	Denně	Přehled reálných skladových zásob včetně započtených prodejů.
Sklad – týdenní report	Každý pátek	Týdenní přehled skladových zásob.
Sklad – denní report	Každý den	Stav skladových zásob ke konci dne.
Nová šarže	Po importu šarží	Informuje o nově naimportovaných šaržích v systému.
Nová příjemka	Při vytvoření nové příjemky	Upozornění na nově vytvořenou příjemku, která ještě nebyla zpracována.

Nastavení příjemců notifikací

Nastavení e-mailových notifikací se provádí v detailu konkrétního klienta.

V detailu klienta se nachází sekce „Kontaktní osoby“, kde lze spravovat jednotlivé příjemce automatických e-mailů.

Postup nastavení

Otevřete v systému detail klienta.
Přejděte na záložku Kontaktní osoby.
V seznamu se automaticky nachází jeden prázdný záznam kontaktní osoby, takže není nutné ho ručně přidávat.
Vyplňte: - Jméno a e-mail kontaktu a případně ostatní pole. - V části Notifikace vyberte všechny typy e-mailů, které má tato osoba dostávat.
Uložte změny.

Po uložení systém začne automaticky odesílat vybrané typy e-mailů na zadanou adresu při splnění příslušných podmínek (např. při exportu, denním uzávěrce, nebo na začátku měsíce).

Poznámka

Každý klient může mít více kontaktních osob s různými kombinacemi notifikací.
Pokud není vybrána žádná kontaktní osoba s aktivní notifikací, systém e-mail neodešle.
Doporučuje se ověřit správnost e-mailové adresy – v případě chyby nebude notifikace doručena.

Detaily jednotlivých e-mailových notifikací

Níže jsou uvedeny jednotlivé typy automatických e-mailů, jejich účel, podmínky odeslání a případné přílohy. Každý e-mail má přiložen ilustrační snímek (screenshot), který ukazuje, jak zpráva vypadá při doručení.

Měsíční report operací (monthly_report_operations)

Popis: Odesílá měsíční report klientovi s XLS přílohou obsahující přehled všech operací a jejich skupin.

Podmínky odeslání: Každý 1. den v měsíci automaticky.

Příloha: Soubor XLS s tabulkou operací.

Dodací list (delivery_note)

Popis: Odesílá se při tisku štítků nebo potvrzení dopravy. Obsahuje informace o objednávkách, balíčcích, přepravních číslech, dopravci, doručovací adrese a produktech.

Podmínky odeslání: Po potvrzení operace.

Příloha: PDF nebo XML s detaily objednávky.

Denní report operací (daily_report_operation)

Popis: Denní report potvrzených operací a jejich položek.

Podmínky odeslání: Každý den ve 23:55.

Denní report dopravy (report_shipping)

Popis: Denní souhrn dopravců a operací doručovaných v daný den. Obsahuje informace o produktech a doručovacích adresách.

Podmínky odeslání: Každý den ve 23:55.

Exportní rozdílové notifikace (export_diff, export_diff_err)

Popis: Tyto e-maily se odesílají při potvrzení operace u vybraných napojení. Obsahují informace o exportovaných operacích a jejich produktech.

Typy:

`export_diff` – běžná rozdílovka. Odesílá se při exportu operace a obsahuje seznam potvrzených objednávek a jejich produktů, které byly nově přidány nebo aktualizovány od posledního exportu.
`export_diff_err` – rozdílovka chyb. Odesílá se pouze v případě, že během exportu došlo k chybám (např. chybějící produkt, neplatný údaj nebo nesoulad dat). Slouží k rychlé kontrole neúspěšných exportů a nápravě problémů.

Podmínky odeslání: Automaticky při potvrzení operace (objednávky) u daného napojení během exportu.

Export (export)

Popis: Odesílá se při potvrzení objednávky. Obsahuje detailní informace o objednávce – dopravce, balíčky, adresu doručení, typ operace a seznam položek.

Podmínky odeslání: Při potvrzení operace (objednávky).

Nová objednávka (new_order)

Popis: Odesílá se při uložení objednávky z fronty („New operations“). Zahrnuje detailní informace o objednávce, doručení, dobírce, dopravci, produktech a množství.

Podmínky odeslání: Při přijetí nové objednávky do systému.

Import notifikace (import_notification)

Popis: Informuje o nově přijatých objednávkách při importu. Obsahuje název operace, její typ a název souboru.

Podmínky odeslání: Po úspěšném importu nové operace.

Nový produkt (new_item)

Popis: Odesílá se při vytvoření nového produktu (např. u vybraných enginů). Obsahuje základní informace o vytvořené položce.

Podmínky odeslání: Po vytvoření nové skladové karty.

Skladové reporty (stock_real_with_sales, stock_weekly, stock_status)

Popis: Posílají přehled stavu skladu, množství produktů a jejich dostupnosti. Součástí e-mailu je příloha s detailním přehledem produktů na skladě a jejich stavem.

Podmínky odeslání: - Denní report: každý den ve 23:57 - Týdenní report: každý pátek ve 23:57 - Reálný stav se započtením prodejů: dle nastavení cron úlohy

Příloha: XLS nebo CSV soubor s přehledem zásob.

Nová šarže (new_batch)

Popis: Informuje o nově naimportovaných šaržích produktů.

Podmínky odeslání: Po importu souboru se šaržemi.

Nová příjemka (new_purchase_order)

Popis: Posílá přehled nově vytvořených příjemek, které byly přijaty do systému. Obsahuje základní informace o příjemkách.

Podmínky odeslání: Při vytvoření nové příjemky.

Upozornění na nízký kredit (low_credit_alert)

Popis: Odesílá se klientům s kreditovaným systémem, pokud jejich kredit klesne pod nastavený limit.

Podmínky odeslání: Automaticky po dosažení limitu.

Poznámka

Tato notifikace se posílá pokud má klient kreditový systém. Nelze ji vybrat v nastavení odesílná emailu.