================== Uživatelské email ================== Úvod #### V této části se dozvíte, jaké e-maily vám systém může automaticky zasílat, kdy je odesílá a jak vypadají. Automaticky odesílané e-maily ============================= Systém automaticky odesílá různé informační e-maily, které uživateli pomáhají mít přehled o aktuálním dění – od pravidelných reportů operací a skladových zásob až po upozornění na nové objednávky, chyby při exportu nebo nízký kredit. Každý e-mail má svůj konkrétní účel, čas odeslání a podmínky, za kterých je odeslán. Uživatel si může jednotlivé notifikace nastavit podle svých potřeb – například zvolit, které reporty chce dostávat, v jaké frekvenci a na jaké adresy mají být doručovány. Níže je uveden kompletní přehled všech typů automatických e-mailů, které systém odesílá, včetně jejich popisu, ukázky a času odesílání. Seznam automatických e-mailů ============================ .. list-table:: :widths: 25 20 55 :header-rows: 1 * - Název - Čas odeslání - Popis * - **Měsíční report operací** - 1× měsíčně - Pravidelný report operací za uplynulý měsíc, přehledně seskupený dle typu operace. * - **Dodací list** - Po potvrzení operace - Odesílá se po potvrzení operace jako příloha s dodacími údaji. * - **Denní report operací** - Denně - Obsahuje přehled všech operací potvrzených během dne. * - **Denní report dopravy** - Denně - Report operací rozdělený dle dopravce a typu doručení. * - **Export operace – rozdílovka** - Po exportu operací - Odesílá informace o exportovaných operacích a jejich produktech. (Pouze pro některé napojení) * - **Export operace – rozdílovka (jen chyby)** - Po exportu operací - Odesílá přehled operací, u nichž při exportu došlo k chybám, včetně detailu produktů a chybových hlášek. (Pouze pro některé napojení) * - **Export operace – vše** - Po exportu operací - Kompletní export všech potvrzených operací. * - **Nová objednávka** - Při uložení nové operace - Informuje o nové objednávce uložené do systému („New operations“). * - **Import notification** - Po dokončení importu - Informuje o nově importovaných souborech nebo objednávkách. * - **Nový produkt** - Po vytvoření nové skladové karty - Informuje o nově vytvořené položce v systému. * - **Sklad – aktuální stav se započtením prodejů** - Denně - Přehled reálných skladových zásob včetně započtených prodejů. * - **Sklad – týdenní report** - Každý pátek - Týdenní přehled skladových zásob. * - **Sklad – denní report** - Každý den - Stav skladových zásob ke konci dne. * - **Nová šarže** - Po importu šarží - Informuje o nově naimportovaných šaržích v systému. * - **Nová příjemka** - Při vytvoření nové příjemky - Upozornění na nově vytvořenou příjemku, která ještě nebyla zpracována. Nastavení příjemců notifikací ============================= Nastavení e-mailových notifikací se provádí v detailu konkrétního klienta. V detailu klienta se nachází sekce **„Kontaktní osoby“**, kde lze spravovat jednotlivé příjemce automatických e-mailů. Postup nastavení ---------------- 1. Otevřete v systému **detail klienta**. 2. Přejděte na záložku **Kontaktní osoby**. 3. V seznamu se automaticky nachází **jeden prázdný záznam kontaktní osoby**, takže není nutné ho ručně přidávat. 4. Vyplňte: - **Jméno** a **e-mail** kontaktu a případně ostatní pole. - V části **Notifikace** vyberte všechny typy e-mailů, které má tato osoba dostávat. 5. Uložte změny. Po uložení systém začne automaticky odesílat vybrané typy e-mailů na zadanou adresu při splnění příslušných podmínek (např. při exportu, denním uzávěrce, nebo na začátku měsíce). .. image:: /image/emails/client_contact_person.png .. note:: - Každý klient může mít více kontaktních osob s různými kombinacemi notifikací. - Pokud není vybrána žádná kontaktní osoba s aktivní notifikací, systém e-mail neodešle. - Doporučuje se ověřit správnost e-mailové adresy – v případě chyby nebude notifikace doručena. Detaily jednotlivých e-mailových notifikací =========================================== Níže jsou uvedeny jednotlivé typy automatických e-mailů, jejich účel, podmínky odeslání a případné přílohy. Každý e-mail má přiložen ilustrační snímek (screenshot), který ukazuje, jak zpráva vypadá při doručení. Měsíční report operací (`monthly_report_operations`) ---------------------------------------------------- **Popis:** Odesílá měsíční report klientovi s XLS přílohou obsahující přehled všech operací a jejich skupin. **Podmínky odeslání:** Každý 1. den v měsíci automaticky. **Příloha:** Soubor XLS s tabulkou operací. .. image:: /image/emails/monthly_report_operations.png .. image:: /image/emails/monthly_report_operations_excel.png ------------------ Dodací list (`delivery_note`) ----------------------------- **Popis:** Odesílá se při tisku štítků nebo potvrzení dopravy. Obsahuje informace o objednávkách, balíčcích, přepravních číslech, dopravci, doručovací adrese a produktech. **Podmínky odeslání:** Po potvrzení operace. **Příloha:** PDF nebo XML s detaily objednávky. ------------------ Denní report operací (`daily_report_operation`) ----------------------------------------------- **Popis:** Denní report potvrzených operací a jejich položek. **Podmínky odeslání:** Každý den ve 23:55. .. image:: /image/emails/daily_report_operation.png ------------------ Denní report dopravy (`report_shipping`) ---------------------------------------- **Popis:** Denní souhrn dopravců a operací doručovaných v daný den. Obsahuje informace o produktech a doručovacích adresách. **Podmínky odeslání:** Každý den ve 23:55. .. image:: /image/emails/report_shipping.png ------------------ Exportní rozdílové notifikace (`export_diff`, `export_diff_err`) --------------------------------------------------------------- **Popis:** Tyto e-maily se odesílají při potvrzení operace u vybraných napojení. Obsahují informace o exportovaných operacích a jejich produktech. **Typy:** - **`export_diff`** – běžná rozdílovka. Odesílá se při exportu operace a obsahuje seznam potvrzených objednávek a jejich produktů, které byly nově přidány nebo aktualizovány od posledního exportu. - **`export_diff_err`** – rozdílovka chyb. Odesílá se pouze v případě, že během exportu došlo k chybám (např. chybějící produkt, neplatný údaj nebo nesoulad dat). Slouží k rychlé kontrole neúspěšných exportů a nápravě problémů. **Podmínky odeslání:** Automaticky při potvrzení operace (objednávky) u daného napojení během exportu. .. image:: /image/emails/report.png ------------------ Export (`export`) ----------------- **Popis:** Odesílá se při potvrzení objednávky. Obsahuje detailní informace o objednávce – dopravce, balíčky, adresu doručení, typ operace a seznam položek. **Podmínky odeslání:** Při potvrzení operace (objednávky). .. image:: /image/emails/export.png ------------------ Nová objednávka (`new_order`) ----------------------------- **Popis:** Odesílá se při uložení objednávky z fronty („New operations“). Zahrnuje detailní informace o objednávce, doručení, dobírce, dopravci, produktech a množství. **Podmínky odeslání:** Při přijetí nové objednávky do systému. ------------------ Import notifikace (`import_notification`) ----------------------------------------- **Popis:** Informuje o nově přijatých objednávkách při importu. Obsahuje název operace, její typ a název souboru. **Podmínky odeslání:** Po úspěšném importu nové operace. ------------------ Nový produkt (`new_item`) ------------------------- **Popis:** Odesílá se při vytvoření nového produktu (např. u vybraných enginů). Obsahuje základní informace o vytvořené položce. **Podmínky odeslání:** Po vytvoření nové skladové karty. .. image:: /image/emails/new_item.png ------------------ Skladové reporty (`stock_real_with_sales`, `stock_weekly`, `stock_status`) -------------------------------------------------------------------------- **Popis:** Posílají přehled stavu skladu, množství produktů a jejich dostupnosti. Součástí e-mailu je příloha s detailním přehledem produktů na skladě a jejich stavem. **Podmínky odeslání:** - Denní report: každý den ve 23:57 - Týdenní report: každý pátek ve 23:57 - Reálný stav se započtením prodejů: dle nastavení cron úlohy **Příloha:** XLS nebo CSV soubor s přehledem zásob. .. image:: /image/emails/stock.png .. image:: /image/emails/stock_excel.png ------------------ Nová šarže (`new_batch`) ------------------------- **Popis:** Informuje o nově naimportovaných šaržích produktů. **Podmínky odeslání:** Po importu souboru se šaržemi. ------------------ Nová příjemka (`new_purchase_order`) ------------------------------------ **Popis:** Posílá přehled nově vytvořených příjemek, které byly přijaty do systému. Obsahuje základní informace o příjemkách. **Podmínky odeslání:** Při vytvoření nové příjemky. ------------------ Upozornění na nízký kredit (`low_credit_alert`) ----------------------------------------------- **Popis:** Odesílá se klientům s kreditovaným systémem, pokud jejich kredit klesne pod nastavený limit. **Podmínky odeslání:** Automaticky po dosažení limitu. .. note:: Tato notifikace se posílá pokud má klient kreditový systém. Nelze ji vybrat v nastavení odesílná emailu.